Anleitung Arbeitszeit- und Urlaubskonto
Der Arbeitszeitbereich wurde um die Funktion eines Arbeitszeitkonto erweitert. Im Folgenden soll die Aktivierung und Benutzung erläutert werden.
Arbeitszeitkonto aktivieren
Nach der Auswahl eines Mitarbeiters im Mitarbeiterfenster, finden sich im Reiter Personaldaten / Unterreiter Arbeitszeit am unteren Ende die Einstellungen für die Initialisierung und Aktivierung des Arbeitszeitkontos.
Der Beginn des Arbeitszeitkontos kann nur auf den Anfang eines Monats gesetzt werden. Wird also im Feld “Arbeitszeitkonto ab” Januar 2023 ausgewählt, so beginnt die Berechnung der Stundenwerte für das Konto ab dem 01.01.2023.
Wenn hier vom Arbeitszeitkonto die Rede ist, wird in den meisten Fällen das Urlaubskonto mit eingeschlossen. “Arbeitszeitkonto ab” bezieht sich z.B. auch auf den Start des Urlaubskonto.
Initialsaldo Arbeitszeit
Hat ein Mitarbeiter aus irgendwelchen Gründen bereits vorher Stunden gesammelt (z.B. Beginn Arbeitsverhältnis nicht zum ersten des Monats oder Aktivierung des Kontos erst später im Arbeitsverhältnis), so kann er diese im “Arbeitszeitkonto Initialsaldo” eintragen. Dieser Initialsaldo wird dann beim ersten Monatsabschluss berücksichtigt.
Je nachdem welche Einstellung zur Zeitdarstellung konfiguriert ist, werden unterschiedliche UI-Felder zum Eintragen des Wertes in “hh:mm:ss” oder Dezimaldarstellung angeboten.
Initialsaldo Urlaub
Hat ein Mitarbeiter zum Start des Urlaubskonto bereits Resturlaub der berücksichtigt werden soll, dann kann dieser bei “Urlaubskonto Initialsaldo” eingetragen werden. Beim ersten Monatsabschluss wird dieser dann als zusätzliche Tage zum Konto hinzugefügt.
Immer zum Monatsabschluss im Januar eines Jahres wird der konfigurierte Jahresurlaub zum Urlaubskonto hinzugefügt. Wenn das Arbeitszeitkonto also ab Januar eines Jahres aktiviert wird, braucht dieser neue Jahresurlaub nicht als Initialsaldo eingetragen werden.
Monatsansicht mit Zeitkonto
Sobald das Zeitkonto aktiviert wird, ändert sich u.a. der Abschnitt im unteren Teil der Monatsanzeige. Hier ist nun das Folgende zusehen:
Arbeitszeiten - Übersicht: Hier erfolgt eine Übersicht über die laufenden Arbeitszeiten bezogen auf Heute, die Woche & den Monat (immer in Bezug auf die konfigurierte Wochenarbeitszeit)
Arbeitszeitkonto Hier erfolgt eine Übersicht über den Stand des Zeitkontos.
Letzter (<DATUM>) Kontostand zum Zeitpunkt des letzten Zeitkontoeintrag (siehe unten).
Aktuell (<DATUM>) Kontostand seit dem letzten Monatsabschluss.
Gesamt (<DATUM>) Gesamtkontostand
Urlaub - <aktuelles Jahr> Im aktuellen Jahr bereits genommene und verbleibende Urlaubstage. In der Zukunft eingetragene (geplante) Urlaube werden derzeit noch nicht berücksichtigt.
Im oberen Teil der Monatsansicht befindet sich neben der Monatsauswahl der Button um für den aktuell ausgewählten Monat ein Zeitkontoeintrag hochzuladen und somit den Monat damit abzuschließen.
Zeitkontoeinträge hochladen
Um einen neuen Zeitkontoeintrag abzuspeichern, muss in der Monatsansicht auf den Button neben der Monatsansicht geklickt werden.
Unter bestimmten Umständen ist das Hochladen eines Zeitkontoeintrags jedoch nicht möglich. So können z.B. keine Zeitkontoeinträge für in der Zukunft liegende Monate hochgeladen werden. Des weiteren müssen die Zeiteinträge im gewünschten Monat fehlerfrei sein (Zu jedem Beginn muss auch ein Ende gestempelt sein etc.).
Sollten Fehler festgestellt worden sein, werden diese nach dem Klick auf den Hochlade-Button in einem PopUp-Fenster aufgelistet.
Andernfalls wird nun das eigentliche Hochladen-Fenster angezeigt.
In diesem Fenster werden noch einmal für den Benutzer zum Überprüfen alle vom Programm ermittelten Arbeits- und Urlaubszeiten angezeigt.
Wird der erste Monat eines Jahres hochgeladen, ist außerdem zu sehen wie der konfigurierte Jahresurlaub eingetragen wird. Im Bereich “Urlaub” wird dafür der Eintrag “Neu: x Tage” hinzugefügt (siehe Bild).
Ist beim Mitarbeiter ein Initialsaldo für Arbeitszeit und/oder Urlaub eingetragen und wird der erste Monat seit Start des Zeitkontos hochgeladen, so werden auch diese Initialwerte angezeigt. Im Bereich “Urlaub” oder “Arbeit” wird dafür der Eintrag “Initial: x Tage” bzw. “Initial: <Stunden>” hinzugefügt (siehe Bild).
Des weiteren kann hier zum einen eine Bemerkung zum Zeitkontoeintrag hinterlegt werden und zum anderen eingetragen werden, ob in diesem Monat Arbeitszeitkontoguthaben vergütet wurde. Falls direkt die Anzahl der Überstunden aus diesem Monat oder die Gesamtdifferenz zum Zeitkonto als vergütet eingetragen werden soll, können die jeweiligen Buttons mit den Pfeilen als Eintragshilfe genommen werden.
Wurde alles notwendige eingetragen bzw. die Werte kontrolliert, kann der Zeitkontoeintrag über den Button “Monatseintrag hochladen” angelegt werden.
Aktuell können keine Einträge gelöscht werden. Möchte man einen bestehenden Eintrag korrigieren, kann im entsprechenden Monat einfach nochmal hochgeladen werden. Der jeweilige Eintrag wird dann einfach überschrieben.
Übersicht Zeitkontoeinträge
Im Reiter Arbeitszeitkonto gibt es eine Auflistung aller getätigten Monatsabschlüsse inklusive einer Anzeige der jeweiligen Kontostände für diesen Monat.
